Hot news:  
Hỗ trợ trực tuyến
Hotline: 0913.276.452 Hotline: 0913.276.452
Kế toán: 0914.387.626 Kế toán: 0914.387.626
Thuế: 0373 964 556 Thuế: 0373 964 556
Đào tạo: 090.62.62.878 Đào tạo: 090.62.62.878
Đào tạo: 0373.964.555 Đào tạo: 0373.964.555
Chúc mừng sinh nhật !
Hôm nay 17-12-2018, Vision
gửi đến bạn những lời chúc tốt đẹp nhất nhân ngày Sinh nhật của bạn !
Nguyễn Thị Nữ
Khóa Kế toán cấp tốc_2015
Nguyễn Thị Khuyên
Khóa Kế toán trưởng hành chính sự nghiệp K5
Nguyễn Nam Thái
Khóa Kế toán trưởng hành chính sự nghiệp K4
Thuế Việt Nam
Hỗ trợ kê khai
Tư vấn hỏi đáp
LỊCH ĐÀO TẠO
noelhp
Thống kê truy cập
Lượt truy cập 18.641.534
Trực tuyến 164
 

Những quy tắc viết email cho dân văn phòng

Nghiên cứu chỉ ra rằng một nhân viên bình thường ở Mỹ dành khoảng 1/3 thời gian làm việc tại công ty để xử lý hàng trăm email được gửi đến và gửi đi mỗi ngày.Tuy nhiên, theo chuyên gia đào tạo nghề nghiệp Barbara Pachter, nhiều nhân viên văn phòng hiện nay vẫn chưa biết sử dụng email một cách hợp lý.

Bởi vì, mỗi ngày, mỗi người gửi và nhận rất nhiều tin nhắn nên sẽ không tránh khỏi những sai lầm đáng xấu hổ xảy ra có thể ảnh hưởng tới công việc của họ. Chẳng hạn, bạn có thể gõ sai một ký tự nào đó trong một email quan trọng hoặc sử dụng ngôn từ phổ thông, không phù hợp với văn phong viết chuyên nghiệp.

Trong cuốn sách The Essentials of Business Etiquette, tác giả Barbara Pachter đã liệt kê ra những quy tắc viết email hiện đại nhất mà cũng cần nắm rõ. Tuy nhiên, bài viết này chỉ đề cập đến11 nguyên tắc cốt lõi và căn bản nhấtcó thể phù hợp với số đông người đang làm việc tại các doanh nghiệp.

Cách viết email

1. Tiêu đề email email rõ ràng, đúng trọng tâm

Theo Patcher,"mọi người thường quyết định có mở email mới đọc hay không dựa vào tiêu đề""hãy chọn một tiêu đề mà người nhận có thể biết được liệu bạn sẽ đưa ra giải pháp cho vấn đề họ đang quan tâm hay trình bày về những vấn đề mới có liên quan đến hoạt động kinh doanh hiện tại".

Ví dụ của một tiêu đề email tốt như:Thay đổi lịch họp hay các đề xuất cho dự án sắp tới...

2. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu đang làm việc cho một doanh nghiệp, bạn nên sử dụng địa chỉ email có liên quan đến công ty. Tuy nhiên, nếu sử dụng tài khoản email cá nhân - liệu rằng bạn là một người làm việc tự do (Freelancer) hay đôi khi muốn sử dụng nó cho một số email đặc biệt - thì bạn cũng nên cẩn thận khi lựa chọn email đó.

Một điều lưu ý là nênsử dụng địa chỉ email bao gồm tên của mìnhđể người nhận biết được chính xác ai gửi thư đến. Đừng bao giờ sử dụng email bạn đã lập từ thời học đại học mà không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay môi trường làm việc hiện tại nữa, chẳng hạn như"babygirl@..."hay"beerlover@..."- cho dù bạn cảm thấy chúng đáng yêu như thế nào!

Kỹ năng viết email

3. Nghĩ kỹ trước khi quyết định "Reply All" (Trả lời tất cả)

Không ai muốn nhận email của 20 người mà chẳng hề liên quan đến mình. Việc lờ đi các email có thể rất khó khăn với nhiều người khi họ đã nhận được thông báo thư mới trên điện thoại và việc lựa chọn bỏ qua có thể khiến họ mất tập trung vào công việc hiện tại. Do vậy, để tránh gây phiền hà cho người nhận, hãy cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn "Reply All","trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách cần phải nhận được email", Patcher chia sẻ.

4. Sử dụng những lời chào chuyên nghiệp

Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật tại nơi làm việc, chẳng hạn như "Hey" hay "Chào anh bạn"... Tốt nhất là bạn nên đề cập đến tên người nhận trong email, tuy nhiên, không được rút gọn tên gọi của họ, chẳng hạn hãy nói "Hi Michael" thay vì nói "Mike".

Cách viết email chuyên nghiệp

5. Hạn chế dùng dấu chấm than

Nếu muốn sử dụng, bạn chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất để thể hiện sự phấn khích, Patcher nói."Mọi người thi thoảng mất kiểm soát, dẫn tới việc sử dụng khá nhiều dấu chấm than cuối mỗi câu. Điều này có thể khiến người nhận cảm thấy họ không kiềm chế được cảm xúc hoặc chưa thực sự trưởng thành".Do vậy,"hãy giới hạn ở mức ít nhất có thể".

6. Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn

Sự hài hước có thể khiến bạn không kiểm soát được giọng điệu đúng hoặc những biểu cảm trên khuôn mặt. Trong các hoạt động mang tính chất tương tác đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt hơn là hãy để sự hài hước ra khỏi email trừ khi bạn biết rõ người nhận. Luôn nhớ là một điều gì đó có thể hài hước với bạn nhưng với người khác thì có thể không.

7. Mọi người đến từ các nền văn hóa khác nhau thì cách nói và viết phải khác nhau

Hiểu nhầm rất dễ xảy ra do khác biệt về văn hóa, đặc biệt là trong hình thức giao tiếp bằng văn bản bởi vì chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ cử chỉ của người khác. Do vậy, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ.

Viết email

Một quy tắc cốt lõi cần nhớ, theo Patcher, là đối với những nền văn hóa phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh (High-context culture), chẳng hạn như Nhật, Ả Rập hay Trung Quốc thì mọi người luôn muốn hiểu rõ về bạn trước khi quyết định hợp tác làm ăn. Do đó, khi trao đổi qua email với các đối tác đến từ những quốc gia này, hãy cố gắng cung cấp nhiều thông tin chính xác liên quan đến bạn. Ngược lại, đối với các nền văn hóa ít phụ thuộc vào ngữ cảnh (Low-context culture) như Đức, Mỹ hay Scandinavian thì bạn có thể đi thẳng vào vấn đề ngay lập tức.

8. Trả lời tất cả các email, ngay cả khi email đó bị gửi nhầm cho bạn

Rất khó để trả lời tất cả các email đã được gửi đến nhưng hãy cố gắng làm điều đó, kể cả những email bị gửi nhầm cho bạn. Chắc chắn là bạn không thể khẳng định rằng mình sẽ không bao giờ gửi nhầm. Do đó, hãy đặt mình vào người đã gửi nhầm cho bạn để thấy rằng trong trường hợp đó, tất cả chúng ta đều mong đợi nhận được một email phản hồi rằng đã gửi không đúng địa chỉ. Ngoài điều này thì việc trả lời tất cả các email cũng được xem là một quy tắc lịch sự, nhất là khi người gửi làm cùng công ty hoặc cùng ngành với bạn.

9. Đọc lại email trước khi gửi

Pachter chia sẻ rằng tùy thuộc vào người nhận mà có thể bạn sẽ bị phán xét do các lỗi không đáng có trong email gửi đến họ. Do vậy, đừng dựa vào các công cụ kiểm tra lỗi chính tả trên những phần mềm soạn thảo văn bản. Thay vì như vậy, hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi gửi, thậm chí bạn có thể đọc to.

Kiểm tra email

10. Nhập địa chỉ email cuối cùng

Không tránh khỏi trường hợp email bị gửi đi bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả do vô tình nhấn phải một phím nào đó trên bàn phím. Do vậy, hãy nhập địa chỉ email người nhận vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc. Ngoài ra, nếu đang reply một email thì bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến và chỉ khi nào chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới thêm địa chỉ người nhận trở lại để gửi.

11. Kiểm tra kỹ lưỡng email của người nhận

Pachter cũng khuyên mọi người hãy thật cẩn thận khi nhập địa chỉ email vì có thể bạn gõ sai tên hoặc vô tình gửi cho quá nhiều người cùng lúc.

Bây giờ thì bạn đã biết các quy tắc viết email cơ bản rồi đấy. Hãy áp dụng ngay từ bây giờ nhé.

Vân Anh - Theo Business Insider

Lên đầu trang   Trở lại  
 
Nhịp sống
Bí quyết giảm Stress trong công việc kế toán!!! - 02/03/2017
Cách tiết kiệm tiền nhàn rỗi cuối năm cho người ưa an toàn - 09/01/2017
6 cách tư duy giúp người giàu ngày càng giàu - 30/11/2016
Nghệ thuật ứng xử nơi công sở - 18/10/2016
Quy tắc 5 giờ của những doanh nhân thành công - 28/09/2016
Hãy bỏ ra 1 phút để đọc Danh Ngôn Cuộc Sống của người nổi tiếng - 16/09/2016
8 bí quyết khoa học giúp bạn thu phục lòng người - 06/09/2016
10 câu nói là “kim chỉ nam” tới thành công - 23/08/2016
Những quy tắc viết email cho dân văn phòng - 18/08/2016
SOI MÌNH QUA NHỮNG MẨU CHUYỆN NHỎ ĐỂ THAY ĐỔI - 12/08/2016
Nếu chưa trở thành tỷ phú, có thể bạn đã bỏ qua 10 điều sau - 23/07/2016
9 lý do khiến bạn mãi mãi... không thể giàu có - 14/07/2016
Câu chuyện ý nghĩa: Chỉ một trái táo nhưng có thể cho thấy bạn giàu hay nghèo - 08/07/2016
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp - 04/07/2016
25 sự thật thú vị về trái tim của bạn - 30/05/2016
10 cách đơn giản giúp mỗi ngày của bạn đều là ngày hạnh phúc - 28/04/2016
Triết lý về đạo đức và tri thức - 26/04/2016
Câu chuyện của người lái taxi sẽ khiến bạn ngừng than thở ngay lập tức - 22/04/2016
TÚI ĐỒ ĂN THỨ BẢY VÀ BÀI HỌC DẠY TA NGỪNG PHÁN XÉT - 15/04/2016
Câu chuyện KẾ TOÁN "Ế" - 18/03/2016
10 kỹ năng mềm tạo đà thành công - 03/03/2016
Chỉ mất 2 tiếng đọc cuốn sách này, bạn sẽ trở thành tay sales cừ khôi - 23/02/2016
Gửi tiết kiệm, hay mua bảo hiểm? - 22/02/2016
Giao báo cho người giàu dạy tôi cách trở thành triệu phú - 17/02/2016
Hạt muối và triết lý cuộc sống - 09/11/2015
Bạn đã sử dụng thời gian hiệu quả chưa? - 27/10/2015
Chuyện cuối tuần - Bài học về sự khiêm tốn - 03/10/2015
Câu chuyện về hai hạt lúa - 29/09/2015
Những bậc thang và pho tượng Phật - 16/09/2015
Bí quyết bán hàng của bà bán ớt - 09/09/2015
17 điều khác nhau giữa người giàu và người nghèo - 09/09/2015
Câu chuyện về 2 con lạc đà - 09/09/2015
Xin lỗi anh chỉ là doanh nghiệp? - 07/09/2015
Đôi khi bạn là một lãnh đạo tương lai mà không hay - 03/09/2015
Cho đi là hạnh phúc hơn nhận về - 17/08/2015
8 thói quen khiến bạn thâm hụt tài chính dù thu nhập cao - 12/08/2015
Hướng dẫn cách viết email theo chuẩn - 11/08/2015
9 đặc điểm tính cách khiến bạn không bao giờ thành công - 03/08/2015
7 câu nói mang lại nghị lực cho bất cứ ai - 07/07/2015
Kỹ năng viết CV cho người chưa có kinh nghiệm - 18/06/2015